Políticas de Privacidad y Términos de Servicio

Última actualización: Mayo de 2026

El presente documento constituye un contrato legalmente vinculante entre el CLIENTE (la persona natural o jurídica que contrata los servicios) y Kovvex Systems SAS, sociedad por acciones simplificada debidamente constituida bajo las leyes de la República de Colombia, con NIT En trámite de constitución, con domicilio principal en Cartagena de Indias, Colombia (en adelante "Kovvex Systems SAS"), propietaria y operadora de la plataforma tecnológica denominada KronoCloud. Administrado por: Cesar Leonardo Forero Pineda — C.C. 79.690.245.

Al acceder, registrarse o utilizar cualquier componente de los servicios de KronoCloud (incluyendo el "Krono Neural Engine"), el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado en su totalidad los presentes Términos. Si el Cliente actúa en nombre de una persona jurídica, declara contar con las facultades suficientes para obligarla contractualmente.

1Naturaleza del Servicio y Optimización del Motor (IA)

Naturaleza del Servicio y Optimización del Motor (IA)

KronoCloud opera mediante motores de procesamiento de lenguaje natural de última generación. Dada la naturaleza dinámica y probabilística de la IA agéntica, las interacciones se generan en tiempo real basándose en la configuración del sistema. Se recomienda al Cliente utilizar las herramientas de telemetría del Dashboard para afinar continuamente el contexto de su Agente.

Gestión del Contexto y Autonomía Comercial

Kovvex Systems SAS provee la infraestructura tecnológica de alta disponibilidad. El Cliente mantiene el control absoluto sobre la parametrización, el contexto y el monitoreo de sus flujos. Por consiguiente, el Cliente asume la validación de las interacciones comerciales generadas por sus Agentes, eximiendo a Kovvex Systems SAS de responsabilidad frente a variaciones comunicacionales o interpretaciones de los usuarios finales.

2Cumplimiento con la API de WhatsApp Business y Políticas de Meta

Al conectar KronoCloud con los servicios de la API de WhatsApp Business (proveedor: Meta Platforms, Inc.), el Cliente declara conocer y acepta someterse, adicionalmente a los presentes Términos, a las Políticas de Uso Aceptable de WhatsApp Business, las Políticas de Comercio de Meta y las Políticas de Mensajería de WhatsApp, en sus versiones vigentes disponibles en business.whatsapp.com. Kovvex Systems SAS no es representante ni agente de Meta Platforms, Inc.

2.1. Opt-in Explícito — Obligación del Cliente

Es responsabilidad EXCLUSIVA e INDELEGABLE del Cliente:

Obtener el consentimiento activo, previo y documentado ("Opt-in") de cada usuario final antes de iniciarle cualquier conversación automatizada a través de WhatsApp. El Opt-in debe cumplir con los estándares exigidos por Meta, incluyendo: fuente de origen identificable, descripción del tipo de mensajes a recibir y mecanismo de baja sencillo.
Conservar los registros probatorios del Opt-in (formularios, checkboxes digitales, audios u otros medios válidos) durante un mínimo de veinticuatro (24) meses.
Ofrecer a todo usuario final un mecanismo inmediato y gratuito de Opt-out, procesando dicha solicitud dentro de las 24 horas siguientes a su recepción.

2.2. Usos Estrictamente Prohibidos

Queda terminante y expresamente prohibido al Cliente utilizar la plataforma para:

Envío de SPAM o mensajes masivos a usuarios sin Opt-in previo verificable.
Comercializar productos o servicios en categorías prohibidas por Meta: armas, municiones, tabaco, sustancias controladas, servicios financieros no autorizados o contenido para adultos.
Suplantación de identidad, phishing o prácticas engañosas hacia usuarios finales.
Uso en cuentas de WhatsApp Personal no autorizadas por Meta (distinto a la API oficial).

2.3. Consecuencias del Incumplimiento

El incumplimiento faculta a Kovvex Systems SAS para suspender inmediata y unilateralmente el acceso a los servicios de integración con WhatsApp, sin previo aviso y sin derecho a compensación ni reembolso, sin perjuicio de las acciones de indemnización establecidas en la Sección 5.

3Tratamiento de Datos Personales — Habeas Data (Ley 1581 de 2012 / GDPR)

3.1. Roles en el Tratamiento

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Colombia), así como con el Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR), las partes acuerdan los siguientes roles:

Kovvex Systems SAS — ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Kovvex Systems SAS actúa exclusivamente como "Encargado del Tratamiento" (Data Processor). Su función se limita al procesamiento, almacenamiento y transmisión de datos personales únicamente en nombre, por instrucción y bajo la supervisión del Cliente, sin ejercer control editorial sobre dichos datos ni utilizarlos para fines propios.

El Cliente — RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Cliente actúa como "Responsable del Tratamiento" (Data Controller) y es el único obligado ante la ley, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), las autoridades DPA europeas y ante los titulares de los datos, por todo lo relacionado con la licitud, pertinencia y proporcionalidad del tratamiento.

3.2. Obligaciones del Cliente como Responsable

Haber obtenido el consentimiento previo, expreso, libre e informado de cada titular de datos que sean procesados a través de KronoCloud.
Mantener los registros que acrediten dicho consentimiento durante el tiempo exigido por la normativa aplicable.
Atender directamente las solicitudes de acceso, corrección, supresión, portabilidad y oposición (derechos ARCO/ARSOP) que presenten los titulares.
Notificar a Kovvex Systems SAS dentro de las 48 horas siguientes al conocimiento de cualquier incidente de seguridad que afecte datos procesados en la plataforma.

3.3. Compromisos de Kovvex Systems SAS como Encargado

Procesar los datos únicamente para la prestación de los servicios contratados, sin ceder, vender ni comercializar dichos datos a terceros.
NO utilizar los datos personales de usuarios finales del Cliente, ni el historial de conversaciones, para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros (OpenAI, Anthropic, etc.). Tus secretos comerciales están protegidos.
Implementar medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles y registros de auditoría internos.
Informar al Cliente si, por mandato legal o judicial, deba revelar datos personales a autoridades competentes.

4Pagos y Suscripciones

El procesamiento de pagos, suscripciones y facturación es gestionado de forma segura por dLocal Go. Kovvex Systems SAS no almacena números de tarjetas de crédito en sus servidores. Los pagos son procesados en la moneda local del comprador y están disponibles en múltiples países de América Latina.

Las cancelaciones de suscripción pueden realizarse en cualquier momento desde el panel de facturación y se harán efectivas al final del ciclo de facturación actual.

5Cláusula de Indemnidad y Limitación de Responsabilidad

5.1. Indemnidad de Kovvex Systems SAS

El Cliente se obliga a defender, indemnizar y mantener indemne a Kovvex Systems SAS, sus accionistas, administradores, directivos, empleados y aliados tecnológicos (en adelante, las "Partes Indemnes"), frente a cualquier reclamación, demanda, investigación administrativa, sanción, multa, fallo judicial, pérdida, daño o costo (incluyendo honorarios de abogados) que derive, directa o indirectamente, de:

El incumplimiento de las obligaciones del Cliente en los presentes Términos, incluyendo la omisión del Opt-in, uso de listas compradas o mensajes a usuarios que expresaron Opt-out.
La violación de las Políticas de Uso Aceptable de Meta, Políticas de Comercio o Políticas de Mensajería de WhatsApp Business.
El tratamiento ilícito, no autorizado o negligente de datos personales de usuarios finales por parte del Cliente.
Cualquier bloqueo, suspensión o penalización de números de WhatsApp Business impuesta por Meta Platforms, Inc. como consecuencia de las actividades del Cliente.
Reclamaciones de usuarios finales derivadas de mensajes enviados a través de KronoCloud por instrucción o en nombre del Cliente.
Cualquier uso indebido, no autorizado o contrario a estos Términos por parte del Cliente, sus colaboradores, subcontratistas o usuarios a quienes el Cliente haya otorgado acceso.

5.2. Limitación de Responsabilidad de Kovvex Systems SAS

En ningún caso Kovvex Systems SAS será responsable por daños indirectos, consecuenciales, especiales o pérdida de beneficios esperados, ni por bloqueos o suspensiones impuestos unilateralmente por Meta Platforms, Inc. sobre la API de WhatsApp Business, los cuales escapan al control técnico y comercial de Kovvex Systems SAS.

5.3. Tope Máximo de Responsabilidad

Con independencia de la causa o fundamento de la reclamación, la responsabilidad total y acumulada de Kovvex Systems SAS frente al Cliente no podrá exceder, en ningún caso, el valor total de las mensualidades efectivamente pagadas por el Cliente durante los tres (3) meses calendario inmediatamente anteriores al evento que dio origen a la reclamación.

6Seguridad de Integraciones (Webhooks)

Es responsabilidad del Cliente asegurar sus propios endpoints (URLs de recepción) al utilizar nuestra función de Webhooks. Kovvex Systems SAS proporciona firmas criptográficas (X-Krono-Signature) para validar el origen de los datos, pero no se responsabiliza por la filtración de datos si el Cliente expone sus propios enlaces de Zapier, Make o servidores privados.

Consulta nuestra documentación técnica de Webhooks para los detalles de implementación.

7Jurisdicción y Ley Aplicable

Los presentes Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para cualquier controversia que no pueda resolverse amigablemente entre las partes en un plazo de treinta (30) días calendario desde la notificación formal del conflicto, las partes se someten expresamente a la jurisdicción de los Jueces y Tribunales de Cartagena de Indias, Colombia, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

Para consultas legales o de privacidad: hello@kronocloud.com